Fachverlage geben ihren Autoren oft eine maßgeschneiderte Dokumentvorlage an die Hand. Zusammen mit einer ausführlichen Anleitung. Dort steht, wie man Überschriften, Aufzählungen, Nummerierungen, Quelltexte, Abbildungen und Querverweise einfügt und Indexeinträge erzeugt. Wer sich nicht an diese Anleitung hält … muss es lernen!

Das Buch geht erst dann in den Satz, wenn es exakt so aufbereitet ist, wie der Verlag es will.

Auch ich musste und muss mich als Autor bei jedem Verlag an die dort gültigen Anleitungen, Vorlagen und Formate halten. Das war vor 22 Jahren nicht anders als heute. (So lange bin ich schon Autor! Layouter bin ich erst später geworden.)

Gut vorbereitet macht weniger Arbeit

Das bedeutet für mich als Layouter: Von Verlagen erhalte ich fast ausnahmslos perfekt vorformatierte, mustergültige Worddokumente! (Weil die armen Autoren ja schon entsprechend gequält wurden.)

Dafür landen dann auch wunderbar strukturierte Dokumente auf meinem Tisch, mit Formatvorlagen für Überschriften, Absätze und Zeichen. Jede Tabelle, jede Abbildungsunterschrift bekommt eigene, ganz spezielle Formate. Selbst Fett und Kursiv werden via Zeichenvorlage zugewiesen, oft gibt es auch Vorlagen für Bildschirmelemente, Quellcode, Tastaturbefehle usw. Danke, liebe Verlage!

So wird das Layouten zur Freude. Das Dokument fließt fast wie von selbst in das Ziellayout im Satzprogramm ein und der Satz geht vergleichsweise schnell, selbst bei komplexen Fachbüchern!

Anders können Verlage gar nicht arbeiten, sonst wäre die Buchproduktion viel zu ineffektiv und teuer. Nur so erreicht man schnell den einheitlichen und professionellen Look.

Selfpublisher sind oft keine Wordexperten

Bei den Selfpublisherinnen und Selfpublishern (nicht nur) von Fachbüchern sieht die Sache oft ganz anders aus. Auch sie verwenden in der Regel Word – und das war’s dann auch schon mit den Gemeinsamkeiten.

Wer gut ist, kennt immerhin das Konzept der Überschriftsebenen. Darüber freue ich mich dann schon.

Doch der Rest ist häufig das komplette Chaos, zumindest, was das Worddokument anbelangt:

  • direkte Zuweisungen von Schriftart, Textausrichtung, Zeilenabstand
  • Einzüge über das Lineal, Tabellen mit Leerzeichen und Tabstopps.
  • direkte Anwahl der Schaltflächen für die Formate Fett oder Kursiv
  • unterstrichene und fett-kursiv gesetzte Passagen
  • komische Umbrüche an Stellen, an die keine hingehören
  • zwischendrin immer wieder Leerabsätze über Leerabsätze. Warum?
  • Leerzeichen, zwei, drei, vier hintereinander
  • gerade Anführungszeichen und komische Apostrophe
  • eingebettete Abbildungen in verminderter Qualität (durch die Einbettung)
  • Bindestriche, missbraucht als Trennzeichen und Gedankenstriche
  • Seitenwechsel, Abschnittswechsel, Seitenumbrüche an unmöglichen Stellen

Manche Autoren versuchen sogar, im Manuskript das komplette Layout vorwegzunehmen. Mit den denkbar ungeeignetsten Mitteln.

Zugegeben, das war jetzt das gesamte Repertoire an Horrorstorys. Sehr viele Autoren sind zumindest in der Mikrotypografie (Leerzeichen, Auslassungszeichen, Anführungszeichen usw.) sattelfest. Oder ihre Lektorin/ihr Lektor/Korrektor hat nachgeholfen. Trotzdem – bei Formatvorlagen müssen die meisten passen.

Was kann man da tun? Manche Kollegen von mir lassen das Dokument im Nur-Text-Format in InDesign einfließen und weisen alle Formate und Umbrüche von Hand zu. Das dauert und ist teuer. Und manch ein Format fällt bei dieser »Handaktion« zwangsläufig unter den Tisch.

Zwei Optionen

Ich biete meinen Kundinnen und Kunden zwei Optionen an:

  1. Ich formatiere das Dokument selber vor und berechne den zusätzlichen Zeitaufwand. Der kann sich auf drei, vier oder auch acht Stunden belaufen, je nach Länge und Zustand der Wordatei. (Gute Vorformatierung ist tatsächlich schon der halbe Satz!)
  2. Oder ich zeige meinen Kundinnen und Kunden, wie sie es selber tun können. Das spart meine Zeit und deine Kosten.
    (Kann aber auch durchaus Kunden verärgern, die sich durch Formatvorlagen und meine mögliche „Persistenz“ vielleicht genervt fühlen und mir ganz unerwartet die Freundschaft kündigen. Auch wenn ich es wirklich nur gut gemeint habe. Lieber Herr Teupel, genau an Sie denke ich da!)

Auch Belletristik profitiert von Formatvorlagen. So bekommen eingezogene Absätze eine andere Vorlage als nicht eingezogene. (Nicht eingezogen werden Absätze in der Regel nach Überschriften oder am Beginn eines neuen Abschnitts.)

Auch SMS-Nachrichten oder Gedichte „freuen“ sich über ihre eigene Formatvorlage für abweichende Gestaltung und deine Layouterin/dein Layouter freut sich über den derart gut vorformatierten Roman.

Und was machst du jetzt mit dieser Erkenntnis. Will der Herr Hanke mir jetzt wieder einen teuren Kurs andrehen? Oder höhere Satzpreise rechtfertigen?

Mitnichten! Ich empfehle dir die hervorragende praktische Einführung in Formatvorlagen im Diplomreader von Holger Matthes. Gilt auch für Fachbücher (und Belletristik). Holger zeigt Dir, was Formatvorlagen sind, wie du sie einrichtest und einsetzt. Die Anleitung gilt für Word 2010 für Windows, aber auch für alle neueren Wordversionen.

Schau da mal rein, auch wenn du gerade keine Diplomarbeit, sondern ein Fachbuch oder einen Roman schreibst.